Ideal für die Ressourcenplanung

Ideal für die Ressourcenplanung
BDA Creative
Wie wir unsere Ressourcenplanung mit CoffeeCup optimieren
Herausforderung

Die Ressourcenplanung kann im Projektgeschäft schnell zu einer sehr zeitaufwändigen Sache werden. Um effizient planen zu können, ist es nötig, nicht nur die einzelnen Projekte, sondern auch die Abteilungen zu betrachten und ihre Auslastung analysieren zu können. Wir wollten eine Lösung, die es uns ermöglicht, die Auslastung der Teams in Echtzeit zu verfolgen. In unserer Branche ergeben sich komplexe Aufträge oft sehr kurzfristig. Ein wichtiges Kriterium war daher auch, dass uns die Lösung zuverlässig und schnell anzeigt, wo Ressourcen frei sind, beziehungsweise in Kürze frei werden. Früher passierte es mitunter, dass Mitarbeiter für Jobs zugeteilt wurden, obwohl sie im Urlaub oder auf Dienstreise waren.

Lösung

Wir benötigten eine einfach zu handhabende Lösung mit einer ansprechenden Benutzeroberfläche. Vorher basierte die Ressourcenplanung auf Gantt-Diagrammen, was sich zunehmend als unflexibel und nicht mehr zeitgemäß erwies. Zudem soll künftig nicht nur das BDA-Team, sondern auch alle freien Mitarbeiter eingebunden werden: In unserer Branche ist es üblich, für jedes Projekt ein individuelles Team aus festen und freien Mitarbeitern zusammen zu stellen. Um hier die Übersicht zu behalten, war uns wichtig, dass die Lösung auch HR-Funktionen wie etwa Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung bietet. Keine andere Lösung, die wir in Betracht gezogen hatten, bot diesen Funktionsumfang mit gleichzeitig hoher Usability. Dank CoffeeCup behalten wir auch bei bis zu 30 parallel laufenden Projekten den Überblick, welche Mitarbeiter wo und wie lange eingebunden sind.

Größter Mehrwert

CoffeeCup erlaubt Spontaneität in ihrer besten Form, nämlich auf Basis einer fundierten Datenlage. Wenn heute eine kurzfristige Anfrage kommt, kann ich morgen zusagen und habe bereits mein Team zusammengestellt.

CoffeeCup ist für mich ein absolut stimmiges Tool, sowohl vom Funktionsumfang als auch von der Usability.
Eine wirkliche Erleichterung für die tägliche Planung
Markus Eckl-Jordan
Director of Operations
Lieblingsfunktion

Die Schlagwortsuche finde ich sehr praktisch, da sie mir erlaubt, meine Abteilungen und Teams sekundenschnell nach Themen zu filtern, etwa um Aufträge den passenden Mitarbeitern zuzuteilen. Die Personendetailansicht und Abwesenheitsverwaltung sind für mich ebenso wertvoll, da ich mir mit diesen Funktionen einen schnellen Überblick über künftig verfügbaren Ressourcen verschaffen kann. Möchte ich zum Beispiel freie Mitarbeiter einplanen, sehe ich sofort, ob diese für den betreffenden Zeitraum optiert sind.

BDA Creative GmbH
Sitz: München
Employees: 35
Branche: Kreativ-Agentur für Entertainment Brands