Allgemein
See you, Spacecowboy: CoffeeCup-CEO Thomas Reppa erklärt den Kosmos der App
von Thomas Reppa
20. Oktober 2017

Während das Laub sich draußen schon herbstlich färbt, läuft in der Münchner Widenmayerstraße die Kaffeemaschine im Dauerbetrieb. Das Team um CoffeeCup-CEO Thomas Reppa arbeitet am Beta-Launch der App, die er seit zwei Jahren mit seinem Mitgründer Benjamin Gutschik entwickelt. Dennoch wirkt Reppa relativ entspannt, als er sich mit einem Cappuccino in den Konferenzraum setzt. Eine befreundete Fotografin, Anna McMaster, hat ihm gerade ein Foto für die CoffeeCup-Webseite geschickt. Es gefällt. „Das schicke ich jetzt meiner Mama.“, meint er grinsend. Im anschließenden Interview sprechen wir über Digitaliserung und Datenschutz, Zocken und UX-Design (mehr dazu an anderer Stelle), aber vor allem über die Performance-Monitoring-Software CoffeeCup.

2015 habt ihr die Firma gegründet – erzähle uns doch bitte die Origin Story von CoffeeCup.

Die Idee gab’s schon länger, wir haben mit der Entwicklung auch schon etwas früher angefangen. Ursprünglich war CoffeeCup als Zeiterfassungssoftware geplant und zwar eine, die’s ganz einfach und vor allem auch Spaß macht. Es gibt zig Konzepte zum Thema “Gamification und Zeiterfassung” von uns, wie man das regelmäßige Erfassen besser incentivieren kann. Das geht bis hin zu High-Score-Listen. Wir haben’s da ziemlich wild getrieben, aber im Laufe der Entwicklung merkten wir, dass wir uns da ziemlich viel vorgenommen haben. Deswegen haben wir’s dann bei einer möglichst nutzbaren Zeiterfassung belassen. Dann merkten wir aber auch, dass es Zeiterfassung alleine nicht sein kann und das wir noch eine Abwesenheitserfassung brauchen. Eine Zeiterfassung alleine hilft mir nichts. Zwar schon in dem Sinn, dass ich meine Abrechnung machen kann. Aber ich kann keine Aussage darüber treffen, ob ein Mitarbeiter seine Zeiten richtig erfasst, wenn ich nicht weiß wann wer da war. So haben wir noch eine Abwesenheitsverwaltung dazu geklemmt. Dann merkten wir, dass wir ja auch noch ein HR-Management brauchen. Sonst wissen wir ja gar nicht, wer wie viel kostet, wer was verdient und ob meine Mitarbeiter überhaupt rentabel sind. So ist dann eins zum anderen gekommen, aber es hat schlussendlich alles wunderbar ins CoffeeCup-Konzept und auch ins UI-Konzept gepasst. Mittlerweile ist es allerdings so, dass wir von diesen ganzen Funktionen eher weggegangen sind und den Schwerpunkt eher auf Monitoring- und Analyse legen. Das ist auch eigentlich das, worauf es ankommt.

Was ist die Datenbasis von CoffeeCup?

Wir haben drei Datenquellen innerhalb der App und diese sollen den Unternehmen dabei helfen, profitabler, effizienter und besser zu arbeiten. Das Unternehmen ist wie ein Mikrokosmos – ein in sich geschlossenes System. Wir nutzen eben in diesem System verschiedene Daten, um Unternehmen einen besseren Einblick in den Kosmos zu geben. So können Manager das Unternehmen eben auch besser leiten und bessere Entscheidungen treffen.

Ein Unternehmen ist wie ein Mikrokosmos – ein in sich geschlossenes System.

Würdest du das dann auch als die entscheidenden Features der App bezeichnen?

Es gibt ja zwei Seiten: Für den einen, der tagtäglich damit arbeiten muss, ist es hauptsächlich die Zeiterfassung und die Reports zur eigenen Person. Eine andere Rolle hat allerdings der Manager. Der arbeitet hauptsächlich mit Analysen und Monitoring. Von daher ist diese Funktionalität für ihn wesentlich wichtiger als jetzt das Zeiterfassen, denn das tut der Manager vielleicht gar nicht. Für den Mitarbeiter ist aber das Zeiterfassen extrem wichtig, das muss nämlich einfach zugänglich sein. Wenn das nicht gut funktioniert, dann wird er’s eher nicht machen. Oder zumindest nicht so, wie es notwendig wäre.

Das Herzstück von CoffeeCup ist das Dashboard und das detaillierte Reporting. Wie unterscheidet sich CoffeeCup da von anderen Programmen?

Das Dashboard selber ist sehr individualisierbar. Ich kann aus einer Vielzahl von Modulen auswählen, was ich dort sehen möchte. Es ist ein Monitoring-Dashboard. Zwar sieht man auch Zahlen, aber es geht wirklich darum, in Echtzeit zu überwachen, ob alles richtig läuft oder nicht. Dann seh sofort, wenn etwas aus dem Ruder läuft. Das fängt bei Projektbudgets an, Mitarbeiterperformance, über wer im Team gerade was macht bis hin zum Umsatz und der Rentabilität. Wenn ich auf dem Dashboard sehe, dass mir 24 Prozent im Vergleich zum Vormonat fehlen, dann kann ich vielleicht noch reagieren. Andererseits würde ich das erst zu spät sehen, nämlich wenn die Rechnungen bereits gestellt sind. Dann habe ich leider keinerlei Möglichkeit mehr, noch Umsatz zu generieren.

Was sind die technischen Komponenten von CoffeeCup?

Die technische Architektur besteht aus drei unterschiedlichen Clients. Zum einen gibt es den Browser-Client, der in allen modernen Browsern funktioniert. Das ist die Hauptverwaltungs- und Arbeitsplattform, vor allem für die Manager und Projektmanager. Für Desktop, also OX und Windows, gibt es zudem noch kleinere Apps und dann haben wir noch für Mobile, also iOS und Android, Anwendungen gebaut. Unser Backend liegt in der Cloud, bei Amazon Web Services in Frankfurt. Technisch steckt hinter den Apps und dem Desktop-Logger Xamarin, was wir als beste Lösung auserkoren haben. Es ist so performant wie eine native App, aber wir müssen einen Teil des Codes nur einmal schreiben. Lediglich das User Interface ist plattform-spezifisch. So ist es weniger Code, den wir ablegen müssen und es läuft auf Desktop und mobile mehr oder weniger gleichwertig. Für den Browserclient nutzen wir Ember JS, ein sehr performantes und flexibles JavaScript-Framework.

CoffeeCup ist so performant wie eine native App, lebt aber im Browser-Client.

Wie nutzt du CoffeeCup persönlich?

Ich nutze es hauptsächlich für Monitoring. Ich möchte einfach wissen, wo meine Projekte stehen, wie sich meine Umsätze bei REPPA.NET entwickeln. Ich möchte wissen, welche Kunden rentabel sind und wie meine Mitarbeiter performen. Für mich ist es wirklich ein reines Analyse-Tool. Projektcontrolling mache ich damit jetzt eigentlich weniger. Wenn ich im Projektmanagement tätig bin, dann nutze ich das schon, aber ansonsten nicht.

Was ist dann für dich persönlich das Besondere an der Software?

Alles hat in der App seinen Sinn und ist so aufbereitet, dass ich damit gut klarkomme. Ich hab keine Zahlen, die ohne Nutzen dargestellt werden und kann mir aussuchen, was ich sehen möchte. Die App ist sehr flexibel und es sind wirklich Zahlen, die auch einen Mehrwert haben. Rentabilität ist eine Zahl, die ich sehr wichtig finde. Nicht nur auf Projekte bezogen, sondern auch auf Kunden oder Mitarbeiter. Das will ich dann auch dargestellt haben.

Mit CoffeeCup habe ich keine Zahlen, die ohne Nutzen dargestellt werden.

Für wen ist CoffeeCup die richtige Software?

Es ist definitiv eine Firmensoftware. Freelancer können zwar auch damit arbeiten, aber es ist nicht unbedingt für sie geeignet, da es ziemlich viele Firmen- und Teamfeatures gibt. Ich würde mal sagen, für kleinere Firmen mit wenigen Mitarbeitern macht es schon Sinn, und dann geht es schon hoch bis 50 Mitarbeiter. Ich denke, dass CoffeeCup für jeden relevant ist, der projektbasiert arbeitet. Das betrifft alle Branchen und kann der handwerkliche Betrieb, genauso wie der Servicedienstleister, ein Architektturbüro oder eine Agentur sein. Und es hat schon diesen starken Fokus auf das Monitoring und Reporting, weswegen die Zielgruppe innerhalb dieser Firmen schon eher der Manager. Der wird wahrscheinlich viel damit arbeiten. Wir haben ja zum Teil aus der Beta-Version Kunden, die 1.200 Websessions haben. Konkret bedeutet das: Sie nutzen die Software mehrmals am Tag. Und das obwohl sie selbst keine Projektsteuerung mehr machen, sondern einfach nur gucken wollen, wie’s gerade läuft.

Was sind deine Ziele für CoffeeCup?

Erst einmal wollen wir die Beta auf einen Stand bringen, wo sie einwandfrei funktioniert. Die bestehenden Features sollen so weit optimiert werden, dass sie wirklich perfekt laufen. In manchen Bereichen tun sie das bereits, in anderen Bereichen haben wir noch ein bisschen Nachbesserungsbedarf. Mittelfristig bis langfristig wollen wir damit auf den europäischen Markt und das beste Tool in diesem Bereich und für diese Zielgruppe anbieten. Aber wir schauen jetzt erst einmal, wie’s in Deutschland angenommen wird und wie die Leute damit zurechtkommen.

Mit CoffeeCup hast du noch einmal eine Firma neugegründet. Fühlt es sich vielleicht ein bisschen nach Startup an?

Es ist eigentlich eher ein semi-Startup. Ich leite ja nebenbei noch eine Firma, die kein Startup mehr ist. Berufsbedingt schaue ich mich aber viel in der Szene um und merke schon, dass die strukturelle Flexibilität und Dynamik von Startups schon auch bei CoffeeCup stattfindet.

DEMO-TERMIN

Bereit uns kennenzulernen?

In wenigen Minuten erklären wir Ihnen CoffeeCup und Sie können es sofort testen.

CoffeeCup Blog
Das könnte Sie auch interessieren