Ratgeber
Produktivität steigern: Die Theorie hinter „Inbox Zero“
von Thomas Reppa
24. September 2017

Produktivität steigern ist ein furchtbarer Ausdruck, das vor allem wir Unternehmer inflationär nutzen. Für eine profitable Firma ist es jedoch essentiell, produktiv zu arbeiten. Die E-Mail-Strategie „Inbox Zero“ ist eine von vielen Strategien, die du anwenden kannst.

Das englische Wort „zero“ hat immer einen sehr finalen, brachialen Beigeschmack. „Ground Zero“ etwa ist nicht nur das Areal des zerstörten World Trade Centers. Genau genommen ist es Militärjargon für die Stelle an der Erdoberfläche nach einer Explosion. 2004 brach der Weihnachts-Tsunami zuerst über einen Küstenabschnitt in Indonesien herein. Dieses Gebiet bezeichnen die Einheimischen als Ground Zero.

Weniger zerstörerisch ist dagegen die Produktivitäts-Strategie „Inbox Zero“. Dabei räumt sie trotzdem nicht weniger radikal auf. Wie der Name schon sagt, ist es eine Strategie um das E-Mail-Postfach zu managen. Managen heißt allerdings in diesem Fall: Am Ende des Tages muss das Postfach leer sein.

„Inbox Zero“ als Produktivitäts-Strategie

Geprägt hat die Strategie der amerikanische Autor Merlin Mann schon in den 2000ern. Es ist ein System, das von der Priorisierung von E-Mails lebt. Förderland fasst es treffend zusammen: „Manche Mails sind wichtiger als andere“ und „deine Zeit ist immer begrenzt“.

„Inbox Zero“ arbeitet mit Ordnern im Postfach. Hierfür solltest du allerdings keine Automatismen einstellen – jede Mail muss durch deinen Filter laufen. Kommt eine neue Mail im Postfach an, musst du diese erst einmal kategorisieren. Es gibt in der Regel vier Arten von Mails:

  • E-Mails, die du löschen kannst (Kettenbriefe, Spam)
  • E-Mails, die du lesen willst (Abonnierte Newsletter)
  • E-Mails, die du lesen solltest, aber nicht beantworten musst
  • E-Mails, auf die du antworten solltest

All diese Mails sortierst du nach dem ersten Überfliegen in deine Ordner – oder im Fall von Spam und Kettenmails löscht du sie einfach sofort. Alle anderen Mails filterst in die entsprechenden Ordner. Freilich ist es deine Sache, wie du die Ordner nennst und ob du deine Mails in weitere Kategorien aufgliedern willst. Genau so ist es sehr individuell, in welchen Intervallen du deine E-Mails liest: Sofort nach dem Eintreffen oder alle paar Stunden.

Es gibt zwei Arten von Menschen: 1.289 ungelesene E-Mails oder leeres Postfach

Ich persönlich kann keine ungelesenen Nachrichten im Postfach haben. Wenn ich eine Mail bekomme darf die nicht einfach nur in meiner Inbox rumgammeln. Die wird dann entweder gelöscht, verschoben oder beantwortet. Wenn ich aber nicht sofort auf eine E-Mail antworte, lasse ich die Mail etwa bis zum Ende des Tages im Postfach. So weiß ich vor Feierabend, auf welche Mails in noch antworten muss. Danach wandern diese zu den anderen Mails ins Archiv.

Natürlich gibt zwei Arten von Menschen: Diejenigen, die E-Mails ignorieren und diejenigen, die sie sofort aufmachen und lesen müssen. Dies illustriert unter anderem der Blog „2 Kinds of People“ auf wunderbare Weise. Wer seine E-Mails eh nicht liest, für den ist auch „Inbox Zero“ nichts. Wer allerdings, wie ich, keine ungelesenen Nachrichten haben kann, sollte diese Strategie mal ausprobieren.

Es gibt zwei Arten von Menschen: Inbox Zero und Inbox WTF. Illustration: 2kindsofpeople.tumblr.com/ / @inoffensive

Mit CoffeeCup die Produktivität steigern

E-Mails sind freilich nur eine kleine – wenn auch manchmal sehr zeitaufwendige – Baustelle des Arbeitsalltags. Wer diesen noch weiter entschlacken möchte, kann dies mit CoffeeCup tun. CoffeeCup ist schließlich darauf angelegt, bestimmte Prozesse zu automatisieren, sodass für andere Dinge mehr Zeit bleibt. Wer CoffeeCup nutzt, hat mehr Zeit tatsächlich an Projekten zu arbeiten und muss keine Energie darauf verschwenden, Daten hinterher zu laufen. Diese sind schließlich auf unserem Dashboard visualisiert. 

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