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Kalender oder To-Do-Listen: Produktiveres Arbeiten mit dem richtigen Tool
von Thomas Reppa
6. September 2017

Zeit ist Geld. Diese alte Floskel hat zwar einen mächtigeren Bart als Professor Dumbledore von Harry Potter, zeigt jedoch eines: Wir lassen unser Leben von Uhrzeiten und Daten diktieren. Ein logischer Schluss daraus ist, das wir unsere Kalender-Apps nicht nur zur Organisation von Terminen, sondern auch als effiziente To-Do-Liste verwenden sollten.

Wir kreative Dienstleister sind ein eigentümliches Volk: Wir bewegen uns stets von organisatorischen Tasks hin zu kreativen Workflows und wieder zurück. Je nach Arbeitsweise sind dies Prozesse, die sich nicht unbedingt vereinbaren lassen, sondern in krassen Gegensätzen stehen.

Dabei ist es gerade wichtig, sich gut organisiert zu haben, damit der Kreativität freien Lauf gelassen werden kann. Wir müssen organisatorisches wie Meetings und Deadlines mit kreativen Prozessen vereinbaren können.

Kalender sind die besseren To-Do-Listen

Weswegen sind nun also Kalender die besseren To-Do-Listen? Ganz einfach. Weil wir als organisierte Menschen eh schon in Relation zu Zeiten denken und unseren Tag mit Hilfe von Kalendern strukturieren. Wir sind alle an die 24 Stunden eines jeden Tages gebunden. Realistisch gesehen ist aber nur ein gewisser Teil Ihres Tages im Kalender festgehalten – Termine wie Meetings oder Feierlichkeiten wie Hochzeiten, Geburtstage und so weiter. Andere Dinge – Mama anrufen, die Zeitung lesen – vergessen wir gerne, bis uns beim Einschlafen einfällt: „Mist, ich wollte doch heute einen Zahnarzt-Termin ausmachen.“ Die Autorin ist schon längst dazu übergegangen, sich Erinnerungen und To-Dos in ihren Kalender einzutragen. Wenn ein Termin mit einer geplanten Zeit besteht, übt sie diese Aufgabe erfahrungsgemäß eher aus als ohne Kalendereintrag. 

CoffeeCup macht Ihren Kalender noch smarter

Dabei ergibt es doch Sinn, diese Dinge auch über einen Kalender zu organisieren. Wer zwischen Meetings zwei Stunden Zeit hat, wird sich für diese Zeit eine Aufgabe aussuchen, die sich sinnvoll bearbeiten lässt. Auch CoffeeCups Zeiterfassung funktioniert eh schon in der Kalenderoptik. Sie sehen ganz genau, wie viel Zeit welche Aufgaben eingenommen haben und wie sich diese auf den Tag verteilen.

Auch bei der Strukturierung der kurz- und mittelfristigen Planung Ihrer Firma erleichtert CoffeeCup Ihnen das Arbeiten, wenn Sie Ihre Tasks im Kalender organisieren: Im August integrierten wir den Export des CoffeeCup-Feeds als Kalender. Abonnieren Sie diesen Feed also in der App Ihrer Wahl – sei es nun im Apple, Google oder Outlook Kalender – sehen Sie jederzeit in Ihrem Kalender auch die aktuellen Abwesenheiten Ihres Teams. Dies ermöglicht es Ihnen als Manager und als Mitarbeiter noch besser, diverse Aufgaben zu verteilen und zu planen.

Sie können nun auch den CoffeeCup-Feed in externe Kalender integrieren.

Den Kalender als To-Do-Liste zu benutzen fordert freilich ein Umdenken. Dabei ist es absolut sinnvoll, den Kalender neben der Terminplanung auch für Aufgaben oder Zielsetzung zu implementieren. Übrigens: Millionäre wie Richard Branson oder Bill Gates nutzen keine To-Do-Listen, sondern Kalender.

Wenn Ihnen etwas wirklich wichtig ist, dann tragen Sie es in einen Kalender ein. Und CoffeeCup hilft dabei, Ihren Kalender noch klüger zu machen.

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