Allgemein
Führen aus der Ferne: So funktioniert die Organisation des Remote Office
von Linda Frantal
17. Januar 2018

Unternehmen mit mehreren Standorden und nur einem Chef sind keine Seltenheit mehr. Problem? Nein. Eine Firma mit mehreren Standorten und nur einer Führungsebene kann funktionieren. Allerdings nur mit der richtigen Organisation. Wir geben Ihnen Tipps, wie Sie das am besten anstellen.

Die eine Hälfte des Teams im flachen Norden, die andere im hügligen Süden: Annette Timm, teilhabende Geschäftsführerin der Pressebüros Kanzlit, leitet eine Firma mit den Standorten Lübeck und München. Diese Erfahrung beschreibt sie für das Unternehmermagazin Impulse. Aus zwei Firmen wurde eine, doch zwischen Lübeck und München zu pendeln stellte sich auf Dauer als nicht praktikabel heraus. Also beschlossen Timm und ihr Mann, das Münchner Team von Lübeck aus zu führen, quasi eine Fernbeziehung mit ihren Mitarbeitern zu führen. Und siehe da – das funktioniert.

Kanzlit ist dabei kein Einzelfall. Sobald eine Firma über einen Standort hinaus wächst, ist eben eine neue Führungsstrategie notwendig – vor allem, wenn wie im Fall von Kanzlit rund 900 Kilometer zwischen den Büros liegen. Gegebenenfalls sollte sogar die Unternehmensstruktur angepasst werden.

Organisation des Remote Offices: Verantwortung abgeben

Sehr gute Eigenverantwortung des Münchner Teams nennt Timm als einen der Gründe, warum es ohne Chef vor Ort in München funktioniert. Bevor Kanzlit den Standort übernahm, hatten die Mitarbeiter schon lange selbstständig gearbeitet. Schon Jahre bevor der ehemalige Geschäftsführer des Münchner Büros in den Ruhestand ging, zog er sich aus dem day-to-day des Betriebs zurück. So lernten das Team schon vor der Übernahme durch Kanzlit, ohne permanentes Händchenhalten zu arbeiten.

Mut, zu Vertrauen

Wer Verantwortung abgibt, muss lernen zu Vertrauen. Eine Führungskraft, die schon im eigenen Büro jeden Arbeitsschritt des Teams beobachtet, wird eine räumliche Trennung nicht schaffen. Dabei hat der Chef sein Personal doch eingestellt, weil sie eben Kompetenzen in bestimmten Bereichen haben. Auf diese Skills müssen die Geschäftsführer dann auch vertrauen.

Eine Scheibe Holokratie: Klare Rollenverteilung schaffen

Damit alles reibungslos funktioniert, sollten die Rollen im anderen Standort aber klar definiert sein. Die Strukturen und Verantwortungsbereiche dürfen von keinem in Frage gestellt werden, jeder sollte wissen, was er oder sie zu tun hat. Kein Platz für Zweideutigkeiten oder Missverständnisse – ähnlich wie in der Struktur der Holokratie. Auch hier arbeiten die Mitarbeiter in einer klar definierten Rolle.

Open Door Policy: Offene Kommunikationswege schaffen

Ganz wichtig für jegliche Art von Fernbeziehung: Die Kommunikation. So auch beim Führen aus der Ferne. Besonders bei Problemen oder unvorhergesehenen Änderungen sollte immer jemand zur Verfügung stehen. Während der Bürozeiten sollte es für jedes Thema einen festen Ansprechpartner geben. Doch laut Timm sei es eben auch wichtig, dass sie als Vorgesetzte auch nach 18 Uhr noch zu erreichen sei. “So, wie wir für unsere Kunden da sind, sind wir auch jederzeit für euch erreichbar.”, erklärt die Geschäftsführerin auf impulse.de.

Die richtigen Tools: Digitalisierung und Automatisierung von Unternehmensprozessen

Um obige Punkte richtig umzusetzen, braucht es vor allem auch die richtigen Tools. Programme wie Slack und Zoom erleichtern die Kommunikation nicht nur, sie dokumetieren sie auch verlässlich. Jira vereinfacht das Projektmanagement. Doch gerade für die Digitalisierung und Automatisierung der Unternehmensprozesse braucht es ein kompaktes Tool, das weder Chef noch Mitarbeiter den Überblick verlieren lässt. CoffeeCup bietet für Arbeitgeber wie Arbeitnehmer umfassende Funktionen, mit denen sich die Fernbeziehung von Chef zu Mitarbeiter einfach gestalten lässt. Und vor allem auch: Transparent. Dadurch beantwortet CoffeeCup Fragen, bevor sie gestellt werden.

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