Allgemein
Excel als Projektmanagement-Tool: Wie Sie es richtig einsetzen
von Thomas Reppa
10. August 2017

Excel ist kein Projektmanagement-Tool, ganz im Gegenteil. Die Mircosoft-Office-Software gehört der wunderbar sperrig klingenden Kategorie der Tabellenkalkulationsprogramme an. Dennoch wird sie von vielen Firmen als Projektmanagement-Software zweckentfremdet. Das ergibt heute nur noch wenig Sinn.

Excel ist wie Paint – über 30 Jahre alt, von vielen geliebt und von anderen verflucht. Von MS Paint mussten wir uns im Juli 2017 ja erst verabschieden, doch Excel wird uns wohl noch lange erhalten bleiben. Die Office-Software gehört auch heute noch zu den am meisten genutzten Programmen der Welt, doch wird sie auch da angewendet, wo es nicht unbedingt Sinn ergibt: Im Projektmanagement.

Excel – ein zuverlässiger Partner im Projektmanagement?

Erst im Juli 2017 veröffentlichte das Projektmagazin – ein Fachportal für Projektmanagement – einen Artikel darüber, wann Excel im Projektmanagement Sinn ergibt. Der Autor verweist auf eine Reihe von Tasks, die sich mit Excel gut meistern ließen. Hier nennt er Aufgabenlisten, Checklisten, Reporting und Filesharing mit externen Mitarbeitern.

Der Vorteil von Excel in diesem Fall ist, dass es auf den meisten Rechnern tatsächlich vorinstalliert ist und das jeder das Tool kennt – auch wenn der durchschnittliche Nutzer nicht unbedingt mit ihm umgehen kann. Zudem können Sie viele Daten auf recht kleinem Raum speichern und in mehreren Tabs des Arbeitsblattes organisieren.

Da hören die Vorteile aber auch schon auf.

Augenkrebs Excel: Kostenlose, visuelle Tools

Excels größtes Problem ist, wie hässlich es ist, mit den engen Spalten und Zeilen zu arbeiten. Sicherlich kann das Tool eine Menge Daten wälzen, doch für oben genannte Aufgaben wie das Erstellen von Checklisten gibt es einige cloudbasierte Alternativen, die nicht nur visuell ansprechend sind, sondern auch einwandfrei funktionieren und vor allem auch kostenlos sind.

Komplexes Reporting durch manuelles Erfassen der Daten

Eine weitere Schwachstelle von Excel ist die zeitintensive Pflege einer Arbeitsmappe. Die Projektdaten müssen ständig eingepflegt werden, wodurch das Projektmanagement zum größten Teil aus Tabellenwartung besteht. Geht es etwa um Budgetmonitoring müssen Sie erst alle relevanten Kennzahlen nachtragen, bevor Sie den aktuellen Stand vor sich liegen haben.

Eine Excel-Arbeitsmappe lebt vorerst auf dem Laufwerk

Excel ist einer der Gründe, warum so viele Unternehmen die Digitalisierung verschlafen. Die Excel-Arbeitsmappe liegt immer erst auf dem Laufwerk im lokalen Firmennetz, nicht in der Cloud. Freilich können Sie die Arbeitsmappe auch in die Cloud – etwa die OneDrive oder Google Drive – hochladen, wo sie auch stets für alle Zugangsberechtigten auf dem aktuellen Stand ist. Doch dies ist ein weiterer Schritt, der erst einmal überbrückt werden muss.

CoffeeCup als visuelle, unkomplizierte Lösung

Wie setzen Sie Excel als Projektmanagament-Tool richtig ein? Unsere Meinung: Am besten gar nicht. Mit CoffeeCup bieten wir eine unkomplizierte, visuelle Lösung, wo smart Data die Arbeit für Sie übernimmt. Alles, was Sie machen müssen, ist den Datensatz an Projekten, Mitarbeitern, Kunden und Aufgaben bereitstellen. Ihre Mitarbeiter erfassen die Zeiten, Ihr Dashboard gibt Ihnen stets in Echtzeit den aktuellen Stand des Projekts wieder. Und am Ende des Monats oder des Projekts gehen Sie schlicht in die Analyse und Ihre Daten liegen ausgewertet und grafisch aufbereitet vor. Keine komplexen Formeln. Keine hässlichen Datenzeilen.

DEMO-TERMIN

Bereit uns kennenzulernen?

In wenigen Minuten erklären wir Ihnen CoffeeCup und Sie können es sofort testen.

CoffeeCup Blog
Das könnte Sie auch interessieren