Finanzen
Budget Controlling: Das A und O eines erfolgreichen Unternehmens
von Thomas Reppa
2. Mai 2017

Budget Controlling muss ein lebendiger Part Ihrer Projekte sein – etwas, dass Sie regelmäßig mit dem Team und den Kunden überprüfen. Legen Sie das Budget anfangs fest ohne es jemals wieder anzufassen, wachsen die Kosten schnell über die ursprüngliche Planung hinaus. Um nicht an wuchernden Ausgaben scheitern, sollten Sie vier einfache Tipps verinnerlichen.

Egal, wie gut Ihr Endprodukt ist und wie zeitig Sie damit fertig werden – zahlt Ihr Kunde drauf, ist es nicht hundertprozentig erfolgreich. Mit vier simplen Strategien können Sie die Finanzen jedoch im Blick behalten.

1. Behalten Sie das Budget konstant im Auge und überarbeiten Sie es kontinuierlich.

Ein Projekt, dessen Budget nicht ständig angepasst wird, wird wahrscheinlich scheitern, da die Kosten sonst schnell ausufern. Stetes Monitoring des Budgets kann dies verhindern und die Kosten bei einem Minimum halten. Sie gleichen eine Überschreitung des Budgets um 10 Prozent schneller aus, als eine Überschreitung von 50 Prozent. Überprüfen Sie das Budget regelmäßig, bleiben Sie eher im Rahmen als wenn Sie das Budget zu Beginn überschlagen und dann nie wieder darüber nachdenken.

2. Überdenken Sie regelmäßig Ihre Ressourcen.

Wie das Budget sollten Sie auch stets die investierten Ressourcen anpassen. Die Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter tilgt das Budget ebenso wie laufende Kosten – seien es Server, Software oder die Miete der Büros. Als Projektmanager sollten Sie sich deswegen bewusst sein, wann Sie welche Mitarbeiter für das Projekt einsetzen. Es bringt nichts, wenn Sie etwa einen Dekorateur anheuern, wenn die Wände noch gar nicht verputzt sind. Halten Sie jedoch regelmäßig Rücksprache mit dem Team und sind sich über den Fortgang des Projekts bewusst, können Sie Ihre Teammitglieder gezielt einsetzen und so ein unnötiges Schwinden des Budgets verhindern.

3. Managen Sie den Umfang eines Projekts akribisch.

Ein schleichender Inhalts- und Umfangszuwachs eines Projekts ist einer der Hauptgründe für die Budgetüberschreitungen. Sobald sich ungeplante Arbeit in Ihr Projekt mogelt, erhöhen sich auch die Stunden, die Sie und Ihr Team in das Projekt investieren müssen. Im schlimmsten Fall verlieren Sie die Kontrolle über das Budget und Sie stehen ähnlich da, wie die Bauherren des Berliner Flughafens. Als Projektmanager sollten Sie den Umfang des Projekts stetig überwachen und so den Überblick über eventuelle Mehrarbeit behalten. Dann ist es Ihnen auch möglich, die Ressourcen entsprechend einzusetzen und den Kunden über den Verlauf des Projekts zu informieren.

4. Informieren Sie Ihr Team über das Budget.

Der vielleicht wichtigste Task ist jedoch, Ihr Team jederzeit über die Budgetplanung zu informieren. So bevollmächtigen Sie Ihre Mitarbeiter und zeigen ihnen, dass Sie wichtiger Teil des Prozesses sind. Ihre Teammitglieder sehen genau, wie sich ihre Arbeit auf das Budget auswirkt. Ihre Leistung trägt unmittelbar zum Erfolg des Projekts bei. Eine direkte Folge davon ist, dass Ihre Teammitglieder eher selbstständig auf die Zeiterfassung und so auf die Einhaltung des Budgets achten werden.

Im Dashboard zeigt Ihnen CoffeeCup wo Ihre Projekte derzeit stehen und wie viel Budget noch übrig ist.

Budget Controlling ist ein wichtiges Feature von CoffeeCup. Da Sie und Ihre Teammitglieder die Arbeitszeit – und so die Ressourcen – in Echtzeit erfassen, sehen alle Involvierten jederzeit das verbleibende Budget im Dashboard. Sie können so schneller Entscheidungen treffen und Ihre Teammitglieder werden diese Entscheidungen besser nachvollziehen können. Diese Transparenz von CoffeeCup lässt Ihr Team nicht nur effizienter arbeiten. Diese Transparenz zeigt Ihren Mitarbeitern auch, dass deren Arbeit ein entscheidender Beitrag zum Erfolg ist. 

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